实验没进展?计划有变动?你需要更灵活的科研项目管理

Sep 10, 2019

敏捷管理不再是工业界的宠儿,最近敏捷管理也登上了学术界的最高殿堂《自然》啦。

nature research


原文作者:Laura Pirro

2019年8月的专栏上刊登了一篇Laura Pirro的大作《How agile project management can work for your research》。如何用敏捷项目管理来进行科学研究。 在这篇文章中,Laura Pirro概述了一种可以提高产出、增强动力的科研方法。

点击此处可查看原文

提升科研

我们都写过研究计划书,无论是博士论文、还是课题研究、还是科研项目,研究计划书都为接下来的研究工作做好了基础工作。 在研究计划书中,我们很可能是把工作内容规划为一系列顺序活动,用甘特图规划出来。 由于在甘特图中,工作项随着时间逐渐开始和结束,像一层层瀑布一样。我们也成这样的管理模型为瀑布模型。 “瀑布式”项目管理方法背后的思路是将一个大任务分解为一系列更容易达成的小任务,每个项目阶段只有在前一个阶段完成后才开始。

甘特图

然而,科学研究不是按图索骥,探索未知自然是计划赶不上变化。

研究项目相对于最初计划而言常常发生变化,通常会比按部就班地开展一系列任务复杂。这就造成了一个问题——瀑布式方法经常因为不够灵活而无法运用于学术研究。

相比之下,敏捷项目管理的理念是将灵活性置于优先地位。自18年前首次被提出以来,敏捷方法彻底改变了软件开发行业,如今它被运用于许多其他领域,从制造业到美国联邦调查局的刑事调查,不一而足。 相比瀑布模型,敏捷管理更加适用于逐步探索,分阶段产出有效结论的科学研究工作。

尽管专业学者是许多技术创新的源头,但在接受敏捷方法上似乎比较晚。在作者的研究组——比利时根特大学Joris Thybaut的团队里,作者想看看一个博士生采取敏捷方法效果会如何。从文献中找到一些灵感后,实验室开展了一个案例研究。 作者在文中使用的例子是科研工作中最普遍的活动之一,即运行一组实验。在瀑布式方法中,这项长期活动会被分解成一系列连续任务:深入计划所有实验、具体实施、处理数据及分析数据。通过这种方法,只有在工作的最后阶段才能获得确实的科学见解。

实验室的敏捷研究

敏捷的博士研究方案则会包括以下几个方面:

结合Laura Pirro的文章,我们用Tenowork进行实战一下。

Tenowork提供了高达100人团队协作的免费敏捷管理平台。每个团队中又分为若干个项目,项目是进行敏捷管理的工作场地。

1. 创建团队,发起项目。
  • 根据实际情况,可以是整个实验室为一个团队;也可以是一个导师带领的所有学生是一个团队。当然,我们也可以在个人空间中创建项目,而不建立团队。
  • 而项目可以是一篇论文,一个课题,一个研发项目,或是一个报告。
  • 在这里我们创建一个「轻量敏捷项目」,轻量敏捷项目支持「Scrum过程」,「看板」,「流程」
  • 创建好任务,在右上角的设置中将实验室成员添加进来。

创建轻量敏捷项目

2. 对项目初步整理,分解任务。
  • 头脑风暴,列出我们当前想到的需要进行的工作,例如:开展少数实验,准备数据。
  • 任务分解的原则是:工作明确,工作量能保证单人在几天内完成。
  • 较为模糊的想法,我们可以先记录下来。等待进一步完善。
  • 看板是比较直观的管理任务的工具,我们可以借助标签看板对思路进行整理。

看板

3. 分阶段进行规划。

我们把一个中长期的项目,从时间维度切割成阶段性目标,将长期不确定性降低为短期确定性。敏捷中称之为冲刺(Sprint)

  • 一个冲刺要设定一个完成时段,一般时间范围在2~12周。(*此为Laura Pirro原文中观点,一些观点认为Sprint不应超过6周,因为周期越长越容易产生计划的不确定性。)
  • 通常,我们只需要对最近的一个冲刺周期进行时间设定。下一周期会根据本周期的执行情况进行调整。
  • 与导师及其他相关人员(例如博士后、产业合作者或硕士生)召开简短的会议(约30分钟),制定冲刺的目标(例如第一组实验的研究内容)和时间周期(例如4周)。这两点需要每个人都同意,以便大家预期一致,整个研究团队意见一致。

计划

4. 执行冲刺。加油干!最大限度地集中精力在有限时间内完成特定任务。你做得到,保持干劲!
  • 在执行过程中要做到及时沟通,协调组内其他成员的工作,达到及时配合。
  • 每周汇报。Laura Pirro原文中提到每周采取不超过15分钟的导师会面。
  • 在更加紧凑的敏捷过程中,敏捷团队实际执行的是不超过15分钟的每日站会(Daily scrum meeting)。
  • 在看板上记录并完成任务,避免被其他事务干扰和遗忘。
5. 冲刺评审、回顾和计划。

在冲刺末尾,和所有相关人员开会讨论结果以及所得结果是否与预期一致(即评审)。花一些时间进行详细讨论,并一起做一些分析性的集体讨论。讨论遇到的困难,以使下个冲刺比前一个更好(即回顾)。这一步是为了“去除障碍”,或解决问题。诚实坦率和公开透明至关重要。敏捷就是要适应变化——计划是可以改变的。回到第1步重新开始计划,在新一轮冲刺中完成下一个层面的工作。

与之前较传统的博士生项目处理方法相比,敏捷方法在我们研究团队的初步运用已经突显出优势,这包括知识构建更快,对研究预期的误解更少,产出上升,还有同样重要的一点——动力和士气提升了。

Laura Pirro

值得谨记的是,一刀切的策略不适用于科研。这不是一个能神奇地套用到所有目标上的万能方法,这只是一个起点,为你采用其它方法进行科研管理提供一些启示。希望这些能让你开始用一种全新的敏捷思维方式去做博士研究。

根据项目性质的不同、团队对项目的把握程度、外部因素对项目要求等,我们可以灵活的将周期、规划、任务组合成不同的管理手段和方法。有兴趣可以参考以下几篇文章。